W życiu każdego przedsiębiorcy przychodzi taki moment, że przez jego głowę przebiega myśl o wynajmie biura. Niezależnie od tego czy rozważania te znajdą swój finał w podpisaniu umowy najmu, czy nie, warto przemyśleć co się z takim krokiem wiąże.
Przeważnie rozważając kwestię najmu biura pod działalność gospodarczą lub szukając odpowiedniego lokalu najemca bierze pod uwagę wyłącznie koszty samego czynszu. Analizując wysokość miesięcznego zobowiązania skupia się wyłącznie na mnożeniu ceny metra kwadratowego przez wielkość powierzchni, dopasowanej z kolei do wielkości swojej firmy, jej charakteru i potrzeb. Tymczasem już na samym początku należy uwzględnić także inne koszty i kwestie niematerialne, które mają niebagatelny wpływ na komfort użytkowania biura oraz firmowy budżet.
Czynsz + media + podatki
Przede wszystkim sam czynsz to nie wszystko. Poza opłatami za udostępnienie powierzchni najemca zobowiązany jest zazwyczaj także do pokrycia tzw. kosztów eksploatacyjnych, czyli opłat związanych z funkcjonowaniem nieruchomości. Zalicza się do nich sprzątanie i ochronę budynku, wywóz śmieci, utrzymanie wewnętrznych i zewnętrznych części wspólnych ( w tym np. oświetlenie, utrzymanie instalacji i pielęgnacja zieleni), zapewnienie nadzoru przeciwpożarowego, naprawę i utrzymanie dachu oraz piwnic budynku; utrzymanie systemów informacyjnych i ustawienie znaków kierunkowych w wewnętrznych i zewnętrznych części wspólnych, ale także opłacanie opłat miejskich oraz innych podatków, związanych budynkiem oraz gruntem; składek ubezpieczeniowych i kosztów związanych z zarządzaniem nieruchomością i budynkiem.
Dodatkowo płatne mogą być także media w wynajmowanej powierzchni – dostęp do Internetu, prąd, woda, korzystanie z klimatyzacji, usługi utrzymania czystości własnego lokum. Mogą także doliczać opłatę za parking. Istotną kwestią jest też fakt, że czynsz kontraktowany jest zazwyczaj w euro, a spłacany w złotówkach, trzeba wziąć więc pod uwagę ryzyko kursowe. I dla przypomnienia – ceny wszyscy podają w netto.
Zakupy do biura
Poza kosztami wpisanymi w umowę najmu zawsze dochodzą koszty użytkowania biura, wynikające z prowadzenia firmy, takie jak papier i toner do drukarki, zakup samego sprzętu, wyposażenie biura w meble, a nawet kawa i herbata. Podobnie jest z kosztami remontów, takich jak np. odświeżanie ścian (tych kosztów nie ponosi się z kolei w przypadku korzystania z flexi biura, bo w zdecydowanej większości przypadków wliczone są w cenę najmu powierzchni). W przypadku standardowego biura wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy najemcy, w jego obowiązku jest ubezpieczenie wyłącznie budynku, ale majątek ruchomy najemców już nie. W związku z tym po stronie wydatków najemcy dochodzi jeszcze koszt ubezpieczenia – np. na wypadek kradzieży i OC.
Koszty liczone w miesiącach
Decydując, że firmę stać na wynajem biura trzeba myśleć przyszłościowo. To, że dziś firma znajduje się w dobrej lub dobrze rokującej sytuacji finansowej musi być pewnikiem przez najbliższe kilka lat, ponieważ umowy najmu biura to umowy długoterminowe. Standardowo podpisuje się je na okres pięcioletni, w związku z czym trzeba uwzględnić odpowiednie zasoby w firmowym budżecie. Co prawda w obecnej sytuacji, wywołanej pandemią koronawirusa, właściciele chętniej zgadzają się na elastyczne warunki umów, biorąc pod uwagę możliwość wystąpienia na rynku zdarzeń nieprzewidywalnych, jednakże wciąż najemca zobowiązany jest do zachowania określonego okresu wypowiedzenia, przedstawienia odpowiednich gwarancji bankowych lub zabezpieczenia kaucją, pozwalającą na spłatę zobowiązań finansowych wobec wynajmującego. W przypadku wcześniejszego zakończenia umowy, najemca zazwyczaj ponosi też z tego tytułu dodatkowe koszty.
Korzyści do negocjacji
Jest też i dobra wiadomość – właściciele i zarządcy budynków by zachęcić najemców do swoich lokali stosują najróżniejsze zachęty, także takie które bezpośrednio wpływają na koszty utrzymania biura. Możliwe są zatem np. „wakacje czynszowe”, czyli okresy zwolnienia z opłat za czynsz, zwolnienia z opłat za użytkowanie parkingów albo nawet z kosztów aranżacji przestrzeni, darmowe miejsce na logo najemcy na elewacji budynku czy kontrybucje finansowe, np. za przeprowadzkę. Warto też pamiętać, że większość opłat i warunków najmu podlega negocjacjom. Począwszy od samej stawki za metr kwadratowy, przez dodatkowe opłaty (za parking, za miejsce na reklamę itp.) aż po tak szczegółowe warunki samej umowy jak możliwość podnajmu powierzchni podmiotom trzecim czy wielkość najmowanej powierzchni. To trzeba jednak sprawdzić przed podjęciem decyzji o podpisaniu umowy. Chętnie pomożemy zarówno w określeniu rzeczywistych kosztów najmu powierzchni biurowej, jak i w doborze najbardziej optymalnego rozwiązania dla każdej firmy.
